Здравствуйте, Юлия Васильевна. Минфин РФ в Письме от 22.04.2005 № 03-04-11/87 поясняет, что «форменная одежда является собственностью организации и, соответственно, подлежит возврату при увольнении работника, его переводе на другую работу (для которой данная форменная одежда не требуется), а также по окончании срока ношения взамен получаемой новой форменной одежды. Если работником по согласованию с организацией в указанных случаях форменная одежда не возвращается, то право собственности (владение, пользование и распоряжение) на форменную одежду переходит к работнику. Поэтому такую передачу права собственности на форменную одежду для целей применения налога на добавленную стоимость следует рассматривать как операцию по реализации форменной одежды, подлежащую обложению налогом в общеустановленном порядке». В Правилах внутреннего трудового распорядка Вы можете сослаться на это письмо Минфина.

Вы можете также включить в трудовой (или коллективный) договор обязанность сотрудника вернуть форменную одежду при увольнении. Невозвращение форменной одежды при увольнении может быть расценено как причинение материального ущерба работодателю, поэтому стоимость форменной одежды может быть удержана из зарплаты сотрудника по инициативе работодателя. По условиям трудового или коллективного договора форменная одежда может быть реализована сотруднику и на основании его личного заявления.

Обращаю Ваше внимание, что размер удержания за спецодежду не может превышать 20% от заработной платы сотрудника.