Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Следовательно, при утрате трудовых книжек именно он обязан предпринять все необходимые меры для восстановления трудовых книжек работников. Отметим, что ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несёт специально уполномоченное лицо. За нарушение установленного порядка ведения, учёта, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. При этом работодатель в обязательном порядке выдаёт работнику её дубликат в срок не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. С заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки обращается работник, если трудовая книжка утеряна по его вине; в рассматриваемом же случае трудовая книжка утеряна по вине работника кадровой службы, поэтому работодатель, не дожидаясь заявления работника, обязан оформить дубликат трудовой книжки. Как следует из положений п.п. 31-34 Правил, при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: — сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтверждённом соответствующими документами; — сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. Из п.п. 10, 27, 28 Правил следует, что все записи в трудовой книжке должны производиться только на основании официальных документов, выданных прежними работодателями. Согласно п.п. 10 и 11 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утверждённых постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, и п. 8 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утверждённых приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91, периоды работы подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учёта; если же там содержатся неполные сведения либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, то периоды работы подтверждаются иными документами: трудовой книжкой, а в её отсутствие — письменными трудовыми договорами, оформленными в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовыми книжками колхозников, справками, выдаваемыми работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Работнику необходимо запросить соответствующие документы по прежнему месту работы либо в государственных (муниципальных) органах. Для запроса справок, подтверждающих стаж работы, необходимо знать наименование предприятия, его местонахождение (край, район, населенный пункт) и период, в течение которого осуществлялась трудовая деятельность. Если же работодатель уже прекратил свою деятельность, работник может затребовать документы в архивах, куда работодатели должны их сдавать при ликвидации. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. Поэтому с указанными запросами может обратиться сам работодатель.