Прежде всего отметим, что трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника иметь и использовать специальные предметы (пропуска) для входа, выхода и передвижения по территории работодателя, а также для фиксации этих передвижений и облегчения учёта его рабочего времени работодателем. Обязанность работодателя оформить и выдать работнику такой пропуск и коррелирующая ей обязанность работника использовать такой пропуск в установленных ситуациях для исполнения трудовых обязанностей может быть установлена коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором (ст. 8 и 9 ТК РФ). Порядок выдачи, замены, использования, сдачи и уничтожения пропусков определяется работодателем самостоятельно. Поскольку пропускная система вводится работодателем для облегчения осуществления им своей деятельности и исполнения им предусмотренных законом обязанностей (например, для учёта рабочего времени сотрудников), представляется, что работодатель в общем случае не может возложить на работника расходы, связанные с оформлением, заменой и использованием пропуска. В то же время в силу части второй ст. 21 ТК РФ работники обязаны бережно относиться к имуществу работодателя, каковым является в том числе и пропуск. Если по вине работника данному имуществу будет причинен ущерб (утрата или повреждение), то работодатель может взыскать (удержать) с него компенсацию ущерба по правилам главы 39 ТК РФ. Изменение внешности работника нельзя отнести к неправомерным действиям, поэтому возложение на него обязанности по оплате расходов на замену пропуска будет незаконным. Таким образом, замена пропуска в отсутствие виновных неправомерных действий работника, приведших к невозможности использования его по назначению, должна осуществляться за счёт работодателя.